Antes de la pandemia del coronavirus, lo más probable es que haya usado su pluma favorita para firmar documentos. Avancemos rápidamente hasta hoy, las cosas han cambiado drásticamente, y las firmas electrónicas son ahora la norma en lugar de métodos más tradicionales de firma de documentos. Este cambio ocurrió porque muchas compañías han adoptado configuraciones de trabajo remotas, y los empleados ya no necesitan impresoras o escáneres para usar firmas electrónicas.
La necesidad de firmas electrónicas es causada principalmente por la fuerza laboral global que está más interconectada que nunca. Se ha vuelto más desafiante para los proveedores, clientes y otras partes interesadas reunirse en un lugar específico para firmar un documento. Afortunadamente, las firmas electrónicas son útiles, ya que sirven como una excelente solución sin contacto que ayuda a las empresas a reducir los costos operativos y acelerar los procesos comerciales. Si cree que adoptar esta tecnología se adaptaría a su negocio, aquí hay una guía que destaca los consejos sobre cómo crear firmas electrónicas seguras.
¿Qué es una firma electrónica?
Es mejor explicar qué es una firma electrónica antes de profundizar en cómo puede crearla de manera segura. La firma electrónica, también conocida como e-sign o e-signature, es un formato digital de su firma manuscrita. Viene en diferentes formas, como crear una forma digital de su firma, una foto o su nombre.
Debido a que la firma electrónica es un duplicado digitalizado de su firma manuscrita estándar, se considera prueba suficiente de que el firmante ha aprobado el documento firmado. Después de todo, incluye todos los pequeños matices y acentos que se encuentran en una firma convencional. Las empresas adoran las firmas electrónicas porque se pueden usar para firmar fácil y rápidamente documentos importantes como órdenes de compra, contratos y otros documentos. Además, tienen un aspecto más consistente, lo que ayuda a impulsar la imagen de una empresa.
¿Cuáles son los consejos útiles para saber al crear una firma electrónica segura?
Antes de aprender a enviar un fax desde una computadora, es aconsejable obtener consejos útiles sobre cómo crear una firma electrónica segura. De esta manera, puede disfrutar de los numerosos beneficios del uso de firmas electrónicas como;
- Facilidad de recolección, ya que las firmas electrónicas generalmente se realizan en un par de minutos
- Mayor seguridad de los documentos firmados, evitando así que caigan en las manos equivocadas
- Presentación más fácil de documentos firmados porque no hay necesidad de presentación manual y porque toda la información se almacena en un almacenamiento basado en la nube
Sin más preámbulos, aquí hay un vistazo a los consejos útiles sobre cómo crear una firma electrónica segura:
1. Use un software de firma electrónica
Un software de firma electrónica ayuda a automatizar y simplificar el proceso de firma de una firma electrónica. Otra ventaja del software de firma electrónica es que ayuda a minimizar los errores humanos al firmar documentos. Debido a esto, el proceso de firma de documentos ocurre mucho más rápido ya que hay menos posibilidades de que se cometan errores y borrados. Esto podría ayudarlo a ahorrar tiempo y recursos al eliminar las pérdidas que pueden causar demoras en su operación.
Hay muchas opciones de software de firma electrónica que puede decidir usar al firmar documentos electrónicos. Los más populares incluyen AdobeSign y jSign para nombrar una pareja, y no son costosos, lo que los convierte en opciones atractivas incluso para empresas de pequeña escala.
2. Definir criterios de software de firma electrónica
Debido a la disponibilidad de muchas opciones de firma electrónica, es fácil sentirse abrumado al elegir cuál elegir. Para ayudarlo a identificar el software adecuado para crear firmas electrónicas, debe consultar a un especialista para que lo ayude a examinar las características que cada opción tiene para ofrecer. Las características destacadas a considerar incluyen lo siguiente:
- Escalabilidad
- Ubicación del documento durante el proceso
- Flujo de trabajo exclusivo para automatización y procesos de conducción
- Facilidad de integración a una aplicación de línea de negocio que incluye sistemas CRM y ERP
- Servicios de gestión de registros, archivo y almacenamiento a largo plazo
- Tiempos de retraso de retención, número de documentos en la cola y documentos en línea que se firmarán
Idealmente, sería mejor obtener un software de firma electrónica con muchas de estas características, ya que puede ayudarlo a crear una firma electrónica segura.
3. Confirmar que el software es seguro
Debido a problemas de ciberseguridad intensos, es importante confirmar que la solución de firma electrónica que utiliza incorpora características de seguridad avanzadas, por ejemplo, SSL AES de 256 bits y cifrado de documentos. Dichas características de seguridad también se adoptan para transacciones bancarias y son una excelente manera de confirmar que las firmas electrónicas permanecen seguras.
4. Definir marco electrónico de gobernanza de firma
El uso de firmas electrónicas para firmar documentos conlleva ciertos riesgos. Debido a esto, se recomienda que trabaje junto a un equipo legal para familiarizarse mejor con los peligros involucrados antes de colocar su firma electrónica en un documento en particular. Al hacer esto, hay ciertas consideraciones que debe señalar, y esto incluye;
- Determinar las autoridades de firma aprobadas y la orden correcta a seguir
- Determinar la industria, el país, la empresa y las restricciones en el estado
- Identifique los documentos candidatos que se utilizarán durante las etapas preliminares para reducir la pérdida financiera de su empresa en caso de disputa
- Descubra el tipo de firma electrónica permitida que puede ser una firma escrita con el dedo o el mouse en la pantalla táctil, la firma escaneada y el nombre escrito.
Una vez que se le ocurrió un marco de gobierno de firma electrónica, crear una firma electrónica segura se convierte en una tarea más fácil.
5. Crear una firma electrónica utilizando el método tradicional
El viejo es oro, y la firma tradicional y manuscrita es una excelente manera de garantizar que la firma posterior que cree sea segura. Y la mejor parte es que todo lo que necesita es papel, bolígrafo y un teléfono inteligente para crear su firma electrónica. Aquí hay un resumen rápido sobre cómo crear una firma electrónica con este método:
- Escriba su firma en una hoja de papel
- Tome una foto de su firma con su teléfono inteligente
- Use una aplicación de editor de fotos para recortar la imagen con la firma y garantizar la claridad de la imagen
Si bien algunas personas consideran este enfoque bastante anticuado, muchos todavía lo usan cuando colocan firmas electrónicas en documentos porque no requiere la compra de software de firma electrónica.
6. Autenticar usuarios
¿Cómo puede autenticar que un usuario es legítimo de quien dice ser? Esta es una pregunta que debe hacerse al crear una firma electrónica segura. Hacer esto es esencial para certificar más allá de toda duda razonable que es el firmante una vez que ingresan a la página de bienvenida de la firma electrónica. La forma en que puede verificar que los clientes variarán según varios elementos, y estos incluyen los siguientes factores:
- El riesgo involucrado
- El tipo de transacción que se realiza
- Ya sea un cliente existente o nuevo
Un ejemplo que mejor ilustra esto es el uso de credenciales como la opción de referencia cuando se trata con clientes existentes. Para transacciones que involucran a nuevos clientes, debe usar un método de autenticación diferente y hay numerosas opciones disponibles. Algunas de las mejores opciones a considerar son la autenticación SMS, tarjetas inteligentes, autenticación dinámica basada en el conocimiento (KBA) y autenticación de correo electrónico, por nombrar algunas.
7. Comunicarse con clientes
Debido a que los clientes son la columna vertebral del éxito de su empresa, debe involucrarlos en cualquier cambio, como la adopción de firmas electrónicas. Esto es crucial porque algunos de sus clientes pueden ser ajenos al hecho de que pueden firmar sus documentos utilizando sus teléfonos inteligentes, tabletas y otros dispositivos móviles. Por lo tanto, debe priorizar garantizar que todos sus clientes conozcan esta opción de firma electrónica a través de correos electrónicos u otros canales de comunicación apropiados.
Después de adoptar las firmas electrónicas, se ahorra problemas no deseados, como contratos tardíos o la búsqueda de firmas errantes. Como resultado, no necesita enviar constantemente un correo electrónico a sus clientes o llamarlos a menudo, lo que además de llevar mucho tiempo, es bastante frustrante.
8. Use plantillas desde el principio
Otro consejo útil a tener en cuenta al crear firmas electrónicas es usar plantillas en lugar de preparar nuevos documentos desde cero. De esta manera, no tiene que lidiar con la molestia de recrear un documento cada vez para obtener la firma electrónica de un cliente, ya que esto lleva bastante tiempo. En cambio, podría recrear el papeleo, ya sea un acuerdo, contrato o cualquier otro documento que se haya firmado antes y usarlo como base para recolectar firmas de otros clientes.
Con esto en mente, siempre debe crear una plantilla de cualquier formulario no digital que obtenga, para que pueda reutilizarlos más adelante. Esta es una característica comúnmente integrada en la mayoría de los programas de firma electrónica en la actualidad, que le permite comenzar rápidamente a recrear plantillas para los formularios y documentos emitidos con mayor frecuencia.
Para las plantillas de la compañía, es mejor incluir las fuentes, la marca, los logotipos y los colores de su compañía en los documentos electrónicos que deben firmarse. De esta manera, será mucho más simple para sus clientes reconocer la identidad de su empresa, permitiéndoles con quién están trabajando.
Takeaway
Hoy en día, la racionalización de las operaciones de la empresa y el aumento de la productividad es el objetivo principal de la mayoría de las empresas, algo que las firmas electrónicas ayudan a lograr. Pero para obtener el máximo valor de las firmas electrónicas, es aconsejable aprender los consejos sobre cómo crear una firma electrónica segura. Esta guía ha explicado cómo lograr esto en detalle, haciendo que el proceso de firma de documentos sea mucho más eficiente.