¿Cómo los pagos con tarjeta virtual facilitan la administración de cuentas por pagar?

La gestión de cuentas por pagar puede ser una molestia para la mayoría de las empresas, debido a los diferentes métodos de pago utilizados. Al usar pagos con tarjeta virtual, puede aprovechar la automatización para optimizar los pagos electrónicos de empresa a empresa. Exploremos cómo las tarjetas virtuales pueden proporcionar eficiencia operativa electrónica instantánea a su departamento de cuentas por pagar.

¿Qué es una tarjeta virtual?

Una tarjeta virtual es un número de tarjeta de 16 dígitos generado aleatoriamente para una sola transacción entre el pagador y el beneficiario. Este tipo de solución de pago digital simplifica los procesos tradicionales, aumenta la precisión y ahorra tiempo para los equipos.

Las tarjetas virtuales brindan una seguridad mejorada ya que no tienen una tarjeta física. El sistema generalmente tokensiza la Información de identificación personal (PII), protegiendo así al pagador. Un artículo sobre Forbes Advisor revisa cómo las tarjetas virtuales pueden ofrecer beneficios, como optimizar los controles de gastos y mejorar los procesos pagaderos.

¿Qué es un pago con tarjeta virtual?

El pago con tarjeta virtual es una transacción digital realizada entre departamentos de cuentas por pagar. El pagador puede predeterminar la cantidad permitida para la tarjeta virtual. La seguridad de la tarjeta virtual está garantizada porque el número de la tarjeta de crédito virtual se crea para una transacción única.

Dado que la tarjeta no es física, se puede usar para varios propósitos:

  • Gastos del empleado
  • Pagos B2B
  • Pagos con tarjeta de crédito sin tarjeta
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Las grandes compañías de tarjetas de crédito generalmente las emiten, como Mastercard y American Express. A menudo son aceptados por cualquier entidad que tome pagos con tarjeta de crédito, que pueden incluir a sus proveedores.

Los pagos con tarjeta virtual B2B están aumentando

El aumento en el uso de dispositivos móviles impulsó la adopción de tarjetas virtuales. Las tarjetas virtuales son especialmente adecuadas para compras móviles, ya que pueden restringirse a escenarios designados, por ejemplo, como pagos por cuenta pagadera.

Las tarjetas virtuales proporcionan una forma rentable y sencilla de optimizar la gestión de pagos y más empresas están integrando ePayables con tarjetas virtuales para pagos B2B. Según un informe de Accenture, el mercado de tarjetas virtuales puede representar $ 355 mil millones para 2022, de $ 136 mil millones en 2017.

¿Por qué los pagos con tarjeta virtual simplifican las cuentas por pagar?

Las transacciones tradicionales de ACH y verificación tardan mucho tiempo en procesarse. Muchas compañías aún dependen del procesamiento manual para las cuentas por pagar, por ejemplo, recibir cheques para liquidar las facturas B2B. Las tarjetas de crédito físicas implican riesgos adicionales, ya que pueden exponer los detalles de la cuenta bancaria.

Estos métodos obsoletos no son eficientes y son propensos a errores humanos. La falta de automatización resulta en imprecisiones e ineficiencias y algunos estudios han demostrado que muchos profesionales de AP están dispuestos a abandonar el rastro del papel.

Las empresas pueden integrar tarjetas virtuales en el pago AP mediante la implementación de soluciones que funcionen con sistemas de contabilidad y ERP. Juntos, permiten el procesamiento continuo de pagos B2B. Las tarjetas virtuales también se pueden usar para gastos de empleados. Los empleados hacen las solicitudes al gerente de compras que emite una tarjeta virtual a través de la plataforma. La organización puede emitir múltiples tarjetas, rastrear transacciones en tiempo real y establecer límites para el gasto.

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Todos estos beneficios y más ayuda a los departamentos de cuentas por pagar optimizan y tienen más control sobre el gasto de la empresa.

Beneficios de pagos con tarjeta virtual

Hay más beneficios para un programa de tarjeta virtual que optimizar los pagos de proveedores. Aquí hay algunos de ellos:

Mejora de la seguridad

A diferencia de los cheques y ACH, las tarjetas de pago virtuales no requieren exponer el número de cuenta bancaria de un proveedor. La información no está vinculada a la cuenta bancaria, ya que el token se crea específicamente para la transacción.

Las organizaciones pueden limitar las tarjetas virtuales por tiempo, monto, período de tiempo o el número de transacciones. Eso significa que si un actor malicioso quiere robar un número de tarjeta virtual fuera de la ventana de tiempo, los números no funcionarán. Como no hay rastro físico en la tarjeta, el riesgo de robo se reduce considerablemente .

Mejora del procesamiento de transacciones

Por lo general, las tarjetas virtuales solo se pueden usar una vez y están vinculadas a una cantidad específica. La cuenta no puede procesar un pago por un monto mayor o menor que el monto establecido. Este tipo de control evita la posibilidad de errores al pagar por sus proveedores. Las tarjetas virtuales también eliminan el procesamiento manual, ahorrando así los costos de procesamiento.

Otra forma en que las tarjetas virtuales pueden optimizar las cuentas por pagar es permitiendo pagos más rápidos. Cuando su organización puede pagar más rápido, no solo por B2B sino también para reembolsar los gastos de los empleados, permite a los equipos de AP obtener ventajas de pago anticipado y puede reducir las tarifas de procesamiento.

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Transacciones y procesos simplificados

Los detalles de la transacción también se simplifican con tarjetas virtuales. ACH y las transferencias electrónicas son alternativas de pago populares, pero ambos métodos proporcionan un espacio más corto para enviar datos. ACH solo permite 80 caracteres y las transferencias electrónicas permiten 140 caracteres. Por otro lado, las tarjetas virtuales no tienen límites de espacio para la información de remesas. Esto permite a las organizaciones personalizar los detalles de la transacción en su sistema, simplificando el procesamiento y alineándose con el software de cuenta pagadera.

Las tarjetas virtuales también simplifican el procesamiento manual de verificación. En lugar de endosar, depositar e ingresar los datos, los equipos de cuentas por pagar tienen todo procesado por el sistema de tarjetas virtuales. Libera a los equipos a centrarse en las tareas comerciales centrales.

Reembolsos en efectivo

Las tarjetas virtuales también pueden ganar reembolsos de devolución de efectivo de su organización cuando paga facturas. Por ejemplo, si la tarjeta virtual gana. 4 % por cada transacción, puede ganar $ 4,000 en reembolsos en efectivo por cada millón que gasta.

Conclusión

Las empresas en estos días requieren soluciones basadas en tecnología. Al usar tarjetas virtuales para procesar pagos, las organizaciones brindan una variedad de beneficios. Desde una mayor seguridad hasta el ahorro de los costos de procesamiento y la mejora de la experiencia de los empleados, las organizaciones de cualquier tamaño deben implementar pagos con tarjeta virtual para modernizar sus transacciones

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