¿Cómo rastrear el tiempo de trabajo de sus empleados remotos y asegurarse de que sean productivos?

En marzo de 2020, el mundo vio un cambio en el trabajo ya que la pandemia obligó a muchos trabajadores a comenzar a hacer su trabajo desde casa. Trabajar de forma remota no es un fenómeno nuevo. Sin embargo, no fue ampliamente aceptado entre las organizaciones. Con un barco tan grande, los gerentes y el liderazgo no pueden saber cuán productivos son sus empleados.

Aquí hay ocho consejos para ayudar a rastrear si sus empleados remotos son productivos o no .

  1. Programa regular 1 -a- 1
  2. Usar software de seguimiento del tiempo
  3. Uso del software de gestión de tareas
  4. Implementsment Daily Stand Up Meetings
  5. Solicite a los empleados informes diarios sobre lo que han hecho
  6. Usar chats instantáneos de mensajería
  7. Llame inesperadamente para capturas casuales
  8. Cultivar una cultura remota responsable y productiva

1. Programe regular 1 -a- 1

Una forma de mantenerse al tanto de sus empleados y saber qué están haciendo es programar reuniones regulares 1 -to- 1. Es esencial programar reuniones en lugar de aceptar verbalmente ponerse al día porque, de lo contrario, las cosas pueden ponerse ocupadas o simplemente olvidarse. Sin embargo, si sabe que está teniendo una llamada de recuperación de diez minutos con un empleado dos veces por semana, y sabrán que deben acudir a usted preparados y decirle exactamente lo que están haciendo. Manténgase en contacto con sus empleados y estarán más inclinados a mantenerse productivos. Estas reuniones deben ser efectivas, por lo que si dejan de ser productivas o duran demasiado, debe cambiarlas.

2. Use el software de seguimiento del tiempo

Otra gran manera de rastrear cuán productivos son sus trabajadores es usar un software de seguimiento del tiempo. El software de seguimiento de tiempo lo ayuda a rastrear cada segundo gastado en proyectos, tareas, productividad, efectividad y más. El uso de herramientas intuitivas como workpuls.com/time-tracking le brinda una visión clara y precisa de cuán productivos son sus empleados. Verá cuándo se registra a su empleado, cuánto tiempo están lejos de sus estaciones de trabajo y qué aplicaciones y sitios web visitan. Además, puede capturar capturas de pantalla de las pantallas de sus empleados para obtener la mejor prueba de su trabajo. Toda esta información se puede utilizar para motivar a los empleados y optimizar las formas de trabajo. Además, si tiene un empleado que sospecha que no está haciendo tanto trabajo como sea posible, puede usar el software de seguimiento de tiempo para proporcionar evidencia y hablar con el individuo. Alternativamente, puede tener un empleado que esté trabajando más allá de lo que se espera de ellos. Usando el software de seguimiento del tiempo, su arduo trabajo y dedicación pueden ser reconocidos y recompensados.

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El software de seguimiento de tiempo es la herramienta definitiva para ayudarlo a garantizar que sus empleados remotos sean productivos. Dado que sus empleados conocerán el software y sus implicaciones, estarán mucho más inclinados a asegurarse de que sean efectivos. Si bien es costoso comprar dicho software, considérelo una inversión, ya que este software puede mejorar la forma de trabajar de su organización y asegurarse de que cada centavo se aproveche bien. Como resultado, le ahorrará dinero a largo plazo.

3. Usar software de gestión de tareas

El software de gestión de tareas es otro método adecuado para ayudar a rastrear lo que están haciendo los empleados y cuán productivos son. Trello utiliza un Kanban simple y digital para publicar tareas y asignarlas a los empleados relevantes. Las tareas pueden estar en tres columnas diferentes; comenzando pronto ’,‘ en progreso «y luego en» completado Los empleados moverán las tareas a medida que avanzan, y usted podrá ver con precisión qué se está haciendo y cuándo es necesario hacerlo. Da a todos los empleados la oportunidad de colaborar a pesar de estar separados. También puede establecer reuniones, definir proyectos y establecer metas para los equipos y esto ayudará con la organización y aumentará la productividad. El uso de software como este le dará una buena indicación de quién está trabajando en qué, cuándo están trabajando y cuántas horas están poniendo en proyectos. Es una manera fácil de controlar la productividad de su empleado sin tener que seguir preguntándoles qué están haciendo.

4. Implementar reuniones diarias de pie

Otra forma de evaluar cuán productivos son sus empleados remotos es registrarse en las reuniones diarias de pie. Estas reuniones están diseñadas para ser rápidas y para que todos digan rápidamente qué están haciendo, a qué objetivos están trabajando y qué hitos han logrado recientemente. Cada persona en el equipo da un resumen y luego pasa al siguiente Empleado. Quedará bastante claro si un empleado es tan productivo como podría ser, ya que no tendrá mucho que decir en las reuniones sobre su trabajo. En este caso, puede hablar con ese empleado más adelante de manera privada y averiguar si algo está sucediendo que restrinja su capacidad de trabajo y si hay algo que la gerencia pueda hacer para ayudar. Uno de los aspectos más desafiantes de la reunión diaria de pie es garantizar que no continúe por mucho tiempo. Esto se vuelve contraproducente ya que termina comiendo en horas críticas de trabajo.

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5. Pregunte a los empleados los informes diarios sobre lo que han hecho

Sus empleados estarán más inclinados a ser productivos durante toda la jornada laboral si saben que tienen una fecha límite para cumplir. Por lo tanto, puede implementar un método que solicite a todos los empleados remotos que proporcionen a su gerente de línea un informe de lo que han estado trabajando ese día. Esto motivará a los empleados a proporcionar información completa al final de cada día, ya que no querrán enviar un informe que no tenga nada. Esto debe establecerse para todos los empleados porque si elige y elige quién tiene que hacer un informe diario, esto puede causar malestar y agitación dentro de la organización.

6. Use chats instantáneos para mensajeros

Cuando trabajas de forma remota, pierdes la capacidad de acercarte a alguien y hacerle una pregunta rápida o tener una conversación informal. En cambio, las personas usan el correo electrónico, y esto simplemente lleva demasiado tiempo ya que los correos electrónicos son fáciles de ignorar. Para superar este problema, las empresas están utilizando chats de mensajería instantánea como Slack. Puede configurar varias conversaciones diferentes, individualmente y en grupos también. Entonces, cada vez que necesita una respuesta rápida de alguien, es mucho mejor usar una plataforma de mensajería instantánea que optar por el correo electrónico. Además, podrá ver quién está en línea, y si alguien no responde a uno de sus mensajes, esto sugiere que podrían estar lejos de su pantalla. Es esencial que establezca un conjunto de reglas con respecto al uso de estas plataformas. De esa manera todos están en la misma página. Entonces, si se espera que las personas estén en línea durante sus horas de trabajo, entonces esto tiene que ser lo mismo para todos, de esa manera tendrá una mejor idea de quién no está en línea/ ser productivo cuando están destinados a ser.

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7. Llame inesperadamente para tapas de captura casuales

Si bien es importante tener llamadas programadas, también es beneficioso tener algunas reuniones aleatorias e informales con los empleados. Si solo se registra con ellos de manera programada, esto corre el riesgo de que los empleados solo sean productivos cuando piensan que los gerentes los controlarán. Para superar este problema potencial, intente llamar inesperadamente de vez en cuando. De esta manera, puede preguntar cómo están, qué están haciendo y si algún problema les impide completar su trabajo. No estás llamando para atraparlos, sino más bien para tener una idea realista de lo que están haciendo. Además, no llame demasiado a sus empleados porque nunca tendrán la oportunidad de continuar con su carga de trabajo, ya que simplemente estarán atrapados en las llamadas todo el día. También es importante que sus empleados no sientan que está tratando de atraparlos, por lo que es una buena idea mantener las llamadas inesperadas cortas, casuales y amigables.

8. Cultivar una cultura remota responsable y productiva

La otra cosa que puede hacer es tratar de cultivar una cultura de trabajo remota responsable y productiva. Esto es más fácil decirlo que hacerlo, pero con algunas medidas simples implementadas aquí y allá, con el tiempo esto construirá un ambiente de trabajo productivo, eficiente y efectivo. Requerirá paciencia y una aceptación del cambio. Es probable que la resistencia al cambio sea uno de los mayores obstáculos para crear la cultura laboral que desea, ya que a las personas no les gusta el cambio. Debe trabajar suavemente en estas personas y explicar cómo será bueno el cambio y por qué también los beneficiará.

Con un cambio tan grande en la forma en que trabajamos, es importante implementar medidas que garanticen que los empleados sigan trabajando de manera productiva, eficiente y efectiva. Cuando las personas estaban en la oficina, esto era mucho más fácil de monitorear, pero no tiene que ser difícil monitorear a los empleados remotos. Los gerentes deben ser creativos y adoptar nuevos métodos para monitorear y medir la productividad, y con estos métodos 8, las empresas pueden hacer exactamente eso.

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