Descubra cómo administrar diferentes software simultáneamente?

En el mundo empresarial actual, no es raro administrar múltiples aplicaciones de software simultáneamente. Ya sea que sea responsable de realizar un seguimiento de los pedidos de los clientes, mantener los niveles de inventario o administrar los horarios de los empleados, utiliza más de un programa de software para hacer el trabajo.

Si bien la gestión de múltiples aplicaciones de software puede ser un desafío, hay algunas cosas que puede hacer para mantenerse organizado y facilitar un poco el proceso .

Mantenga su software actualizado

Una de las cosas más importantes que puede hacer para administrar diferentes programas de software de manera efectiva es mantenerlos actualizados. Esto puede ser un desafío si tiene varios programas que deben actualizarse regularmente. Sin embargo, mantenerse al tanto de las actualizaciones garantiza que su software funcione sin problemas y de manera eficiente. Hay algunas formas en que puede mantener su software actualizado:

Verifique las actualizaciones regularmente

Para que pueda actualizar su software regularmente, debe buscar actualizaciones con frecuencia. Puede hacer esto de forma manual o automática. Hay algunas formas en que puede consultar las actualizaciones:

  • Consulte el sitio web del programa de software para ver los anuncios sobre nuevas actualizaciones.
  • Suscríbase a la fuente RSS del programa de software para recibir notificaciones sobre nuevas actualizaciones.
  • Configure su software para buscar actualizaciones automáticamente.

Instalar actualizaciones tan pronto como estén disponibles

Una vez que haya verificado las actualizaciones y haya nuevas versiones disponibles, instálelas de inmediato. Le ayudará a evitar cualquier problema potencial al usar software desactualizado. Las nuevas actualizaciones generalmente incluyen correcciones de errores y mejoras de rendimiento que pueden afectar significativamente qué tan bien se ejecuta su software. A veces, también pueden incluir nuevas funciones que pueden facilitar su trabajo.

Actualización durante las horas de menor actividad

Si está utilizando un software crítico para su negocio, es vital actualizarlo durante las horas de menor actividad. De esa manera, si hay algún problema con la actualización, no está afectando demasiado su negocio. La actualización durante las horas de menor actividad también le permite probar el nuevo software y garantizar que todo funcione correctamente antes de usarlo durante las horas pico.

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Las herramientas de gestión de identidad y acceso (IAM) pueden ser útiles cuando se trabaja con múltiples programas de software. Las herramientas de IAM lo ayudan a administrar diferentes cuentas de usuario y permisos para controlar quién tiene acceso a qué programas. Especialmente si está trabajando con datos confidenciales o información confidencial, las herramientas de IAM también pueden ayudarlo a rastrear lo que hacen los diferentes usuarios en cada programa para ver posibles riesgos de seguridad. De esta manera, los administradores pueden administrar fácilmente múltiples programas simultáneamente sin problemas.

Hay muchas herramientas IAM diferentes disponibles, tanto gratuitas como de pago. Algunas herramientas populares de IAM incluyen Okta, LastPass y Opal. El uso de los servicios de Opal puede ayudar a mantener sus datos seguros y garantizar que solo los usuarios autorizados puedan acceder a sus programas. Esto puede ayudarlo a evitar posibles violaciones de seguridad y proteger su información. Si no está seguro de qué herramienta usar, es bueno hablar con su departamento de TI o consultar a un experto en seguridad.

Ejercicios de multitarea de práctica

Para administrar diferentes programas de software de manera efectiva, debe poder realizar múltiples tareas. Eso significa trabajar en más de una tarea a la vez y cambiar entre tareas de manera rápida y eficiente. Puedes hacer esto por:

Usando un temporizador

Establezca un temporizador para un tiempo específico y vea cuántas tareas puede completar dentro de ese período de tiempo. A medida que mejore en la multitarea, podrá aumentar la cantidad de tiempo que tiene para completar las tareas.

Comenzando con tareas fáciles

Cuando comience por primera vez, comience con tareas fáciles que no requieren mucha concentración. Le ayudará a acostumbrarse a cambiar entre tareas rápidamente.

Descansos

Es esencial tomar descansos entre tareas cuando se realiza una multitarea. Puede ser fácil sobrecargarse al realizar un seguimiento de múltiples programas de software simultáneamente. Si comienza a sentirse abrumado, respire profundamente y tómese un descanso durante unos minutos. Luego, regrese renovado y listo para abordar la tarea en cuestión.

Utilice un programa de administrador de tareas

Un programa de administrador de tareas es una herramienta útil que permite a los usuarios ver todos los procesos activos que se ejecutan en sus computadoras en un momento dado. Muestra todos los procesos y programas activos y datos asociados, como el uso de memoria, el uso de CPU, la hora de inicio, la prioridad, etc. Puede usar un programa de administrador de tareas para finalizar procesos y programas que ya no responden o que ya no se necesitan.

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También puede ver un proceso o los recursos del programa. Hay muchos programas diferentes de administrador de tareas disponibles, por lo que es posible que deba experimentar con algunos para encontrar uno que funcione mejor para usted. Para usar un programa de administrador de tareas, ábralo y busque la lista de procesos activos. Puede decidir qué tareas desea seguir ejecutando y cuáles finalizar.

Poner fin a tareas innecesarias puede ayudar a mejorar el rendimiento de su computadora y liberar recursos para otros programas.

Distracciones de minimización

Cuando intentas concentrarte en el trabajo, cualquier pequeña distracción puede ser suficiente para romper tu concentración. Y si está trabajando con múltiples programas de software simultáneamente, el potencial de distracciones es aún mayor. Afortunadamente, puede tomar algunos pasos simples para minimizar las distracciones y ayudarlo a concentrarse en la tarea en cuestión.

  • Asegúrese de que su espacio de trabajo esté organizado y libre de desorden. Tener un área ordenada lo ayudará a sentirse más relajado y concentrado.
  • Cierre cualquier programa o pestaña innecesaria que pueda estar abierta en su computadora. Desea minimizar la cantidad de distracciones potenciales para concentrarse mejor en la tarea en cuestión.
  • Intente utilizar un programa como f.lux que ajuste automáticamente la temperatura de color de su pantalla en función de la hora del día. Esto puede ayudar a reducir la fatiga visual y la fatiga, facilitando la concentración en su trabajo.
  • Utilice las notificaciones sabiamente. Demasiadas notificaciones pueden ser muy molestas. Solo habilítelos para los programas más críticos.

Usar monitores múltiples

Si cambia constantemente entre múltiples programas de software, el uso de múltiples monitores puede ser de gran ayuda. Puede tener diferentes programas abiertos en cada pantalla y verlos con varios monitores. Facilita la comparación y el contraste de información y materiales de referencia. Eso es especialmente útil para las personas que trabajan en diseño web o diseño gráfico, donde los programas múltiples a menudo se usan en conjunto. Al usar más de un monitor, los diseñadores pueden referirse fácilmente de un lado a otro entre diferentes programas, asegurando que todos los elementos de sus proyectos estén coordinados.

Si no tiene múltiples monitores, también puede usar escritorios virtuales para crear el mismo efecto. Las computadoras de escritorio virtuales le permiten tener múltiples «pantallas» entre las que puede cambiar, cada una con su propio conjunto de programas abiertos. Es una excelente manera de organizar su trabajo y facilitar el enfoque en la tarea en cuestión.

Aproveche las características de automatización

Muchas pequeñas cosas pueden tomar su tiempo trabajando con múltiples programas de software. Afortunadamente, muchos programas ahora ofrecen características de automatización que pueden ayudarlo a ahorrar tiempo y optimizar su flujo de trabajo. Puede copiar y pegar texto constantemente entre diferentes programas o tareas programadas o recordatorios. Por ejemplo, puede configurar un recordatorio para revisar su correo electrónico una vez por hora o llamar a un cliente a una hora determinada. Al aprovechar estas características, puede liberar su tiempo para concentrarse en otras tareas. También puede usar automáticamente un programa Historial de portapapeles para guardar todo lo que copia en una ubicación central. De esta manera, puede acceder fácilmente a él más tarde sin pasar por la molestia de copiar y pegar nuevamente.

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Tareas delegadas

Si le resulta difícil administrar múltiples programas de software por su cuenta, puede considerar delegar tareas. Al delegar tareas, puede asignar diferentes programas a diferentes personas. Cada persona es responsable de administrar un programa específico, y no tiene que preocuparse por ello. Por supuesto, esto solo funciona si confías en las personas a las que estás delegando. También debe asegurarse de que entiendan cómo usar los programas de los que son responsables y que están familiarizados con su flujo de trabajo. También debe proporcionar una forma para que las personas se comuniquen con usted si tienen alguna pregunta o necesitan ayuda con algo. La delegación de tareas viene con sus propios desafíos, pero puede ser una excelente manera de administrar diferentes programas de software simultáneamente si se realiza de manera efectiva.

Usar atajos de teclado

Una de las mejores formas de realizar un seguimiento de múltiples programas de software es utilizar atajos de teclado. Al memorizar algunos comandos clave, puede cambiar rápidamente entre diferentes programas sin buscar el elemento de menú correcto. Muchos programas de software le permiten crear atajos de teclado personalizados para funciones de uso frecuente. Esto puede ahorrarle mucho tiempo a largo plazo, ya que no necesitará buscar la opción de menú correcta cuando desee realizar una tarea específica. La mejor parte es que una vez que use atajos, se convertirán en una segunda naturaleza.

Lleva algún tiempo acostumbrarse a trabajar con múltiples programas de software. Sin embargo, al seguir los consejos anteriores, puede hacer que la transición sea mucho más fluida. Usando múltiples monitores y aprovechando las características de automatización y las herramientas IAM, puede administrar fácilmente diferentes programas de software sin problemas. Con un poco de práctica, serás un experto en multitarea.

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