La gestión de proyectos es una parte integral de cada organización. Desde el lanzamiento de un nuevo producto hasta la introducción de un nuevo sistema en la empresa, cada paso dado en una organización requiere una gestión eficaz del proyecto. Cualquier empresa con una estrategia de gestión de proyectos impecable siempre tendrá mejores posibilidades de crecer en la industria, independientemente de su tamaño y objetivo.
Aunque las diferentes ideas de gestión de proyectos incluyen diferentes enfoques, los cinco elementos que debe tener cada sistema efectivo de gestión de proyectos son los siguientes:
- Iniciación del proyecto
- Ejecución del proyecto
- Planificación del proyecto
- Seguimiento y control del proyecto
- Cierre del proyecto
Si un enfoque de gestión de proyectos omite cualquiera de estos cinco elementos, los resultados del proyecto no estarán a la par. Pero además de estos cinco elementos, hay un factor más que se ha convertido en una necesidad de cada enfoque de gestión de proyectos: la gestión de múltiples proyectos .
Hoy en día, se espera que la mayoría de los gerentes de proyectos hagan malabares con múltiples proyectos en lugar de limitarse a uno solo; Esta es una de las principales razones por las que los gerentes de proyectos modernos se han ganado el título de multitarea.
Pero hay muchos aspectos de la gestión de múltiples proyectos que deben tenerse en cuenta, que abordaremos en esta publicación de blog.
Los desafíos de la gestión de múltiples proyectos
Sería útil si dedicara mucho tiempo y esfuerzo a gestionar múltiples proyectos, y con los gerentes de proyectos que ya tienen mucho en su plato, Esto se convierte en un gran desafío. Pero, desafortunadamente, también es fácil para los gerentes de proyectos quedarse atrás si no se mantienen al tanto del trabajo. Cuando un gerente de proyecto se encuentra en tal situación, se siente alejado de 10 direcciones diferentes.
Los gerentes de proyecto generalmente encuentran difícil pasar de un proyecto a otro porque, en la mayoría de los casos, la transición no es fluida. Desafortunadamente, esto también arrebata la capacidad de los gerentes de proyecto de dedicarse a una sola tarea a la vez. Como resultado, incluso los detalles esenciales pueden pasarse por alto fácilmente en tal situación, lo que afecta la calidad del proyecto.
Y si no está prosperando con el poder de la automatización e ingresando datos manualmente, la gestión de múltiples proyectos se vuelve más desafiante. Esto puede parecer casi imposible ya que el uso del enfoque tradicional de gestión de proyectos al tratar con más de un proyecto lo hará más ineficaz e ineficiente .
Consejos para dominar el arte de la gestión de proyectos múltiples
Deshágase de la multitarea
Incluso si no está utilizando ninguna metodología ágil en su enfoque de gestión de proyectos, debe hacer visible su trabajo. Bueno, Kanban es una de esas formas de controlar tu trabajo.
Kanban es un marco de gestión visual en el que se utilizan varias tarjetas en una placa para rastrear, planificar y completar tareas y eliminar cuellos de botella.
También hay una razón importante por la cual cada placa Kanban tiene un límite WIP, porque, en muchos casos, la multitarea puede resultar contraproducente. Por ejemplo, debe prestar atención a la gestión de proyectos, pero la multitarea elimina este requisito esencial de gestión de proyectos.
Proyectos de planificación
Siempre comience con un plan. Sin una planificación adecuada, nunca puede administrar múltiples proyectos. Entonces, comience definiendo un objetivo claro para cada proyecto, considere tanto las aprobaciones como los comentarios y use un solo cronograma del proyecto para todas las tareas que está administrando actualmente.
Si está trabajando para establecer hitos para su proyecto, manténgase alejado de tener hitos significativos al mismo tiempo. No debe estar planeando coordinar múltiples lanzamientos de proyectos al mismo tiempo. También puede usar los cuadros de Gantt para mostrar los cronogramas de proyectos y planificar proyectos de manera efectiva, pero asegúrese de planificar en cada escenario.
Trabajo prioritario
La planificación estratégica significativa es una necesidad crucial de cada gestión de proyectos. Muchas tareas en su proyecto tendrán prioridad sobre otras, y en tal situación, debe priorizar su trabajo para que su proyecto funcione sin problemas.
Si está gestionando múltiples proyectos simultáneamente, debe conocer los ins y from de cada proyecto en su lista. Esto significa ser consciente de los resultados y metas esperados y cómo lograr todos los objetivos. Una vez que logre esto, priorizar las tareas en función de su importancia se vuelve fácil.
La gestión de múltiples proyectos se ha convertido en una nueva normalidad para todos los gerentes de proyectos, ya que usar muchos sombreros le brinda una ventaja competitiva en el mercado. Pero con el uso de métodos como Kanban y el cambio de su enfoque, puede obtener los resultados esperados y alcanzar los objetivos de cada proyecto sin perder eficiencia. Solo asegúrese de estar haciendo cambios de acuerdo con sus necesidades específicas en lugar de seguir al rebaño.