Los consejos más efectivos sobre cómo organizar con éxito una videoconferencia con su equipo

Debido a la situación actual con coronavirus, hemos compuesto este blog agregando explicaciones para usar las herramientas creadas para organizar llamadas de videoconferencia, de las cuales Zoom es más común y ordinario. La razón es simple: el distanciamiento social, que se prescribe como una de las medidas obligatorias, además de socializar, impide que las personas cooperen en los negocios a través de reuniones dentro y fuera de las empresas, así como a través de conversaciones de oficina.

Entonces, si necesita interactuar con personas que no trabajan en su oficina, que pueden ser sus asociados de otras oficinas, ciudades o incluso países, Además de con sus clientes, organizar una videollamada es una de las mejores formas de comunicarse con ellos.

Ventajas de una llamada de video a través de una llamada regular

Las ventajas de una videollamada en una llamada regular, cuando se trata de hablar con varias personas al mismo tiempo, son realmente numerosas y algunas de las más importantes son:

  • Puedes entender mucho mejor lo que dice una persona si ves su expresión facial y los gestos que hace,
  • Siempre se sabe quién habla porque la mayoría de estas herramientas funcionan para magnificar a la persona que habla, en el sentido de que su cámara es predominantemente visible,
  • Puede compartir la pantalla de su computadora con otros y explicar las cosas en esa pantalla, lo cual es excelente y hace que la reunión sea significativamente más productiva
  • Puede compartir documentos, enlaces y cosas similares durante la reunión utilizando la funcionalidad de chat de tales aplicaciones,
  • Algunas de las aplicaciones tienen la capacidad de grabar una reunión, lo que puede ser muy útil, especialmente si la videollamada está destinada a alguna educación.

No importa qué herramienta use, hay pasos específicos que debe seguir para prepararse para una videoconferencia con éxito. Lea más sobre ellos a continuación.

  1. Elija una herramienta
  2. Programar una cita
  3. Envíe la invitación unos días antes
  4. Prepare una instrucción simple sobre cómo deben conectarse los participantes
  5. Prepare una ubicación desde la cual participar en la reunión
  6. Encuentre equipos adecuados de video y audio

Lo primero que debe hacer es elegir la herramienta que utilizará para este tipo de reuniones. Si hubiéramos hablado sobre este tema, digamos 5 hace años, cada uno de ustedes probablemente habría pensado en Skype como la solución correcta primero. Hoy, sin embargo, Zoom se ha convertido prácticamente en el estándar cuando se trata de llamadas de conferencia. La versión gratuita es completamente funcional y la única limitación que tiene es que la reunión no puede durar más de 45 minutos.

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Cuando se trata de herramientas buenas pero también gratuitas, vale la pena mencionar Google Hangouts, que también puede hacer un trabajo bastante bueno. Si la llamada en conferencia no involucra a más de 2 participantes, puede usar las aplicaciones de chat habituales que casi todos tenemos en nuestros teléfonos, y cada vez más en las computadoras, como Viber o WhatsApp.

Para aquellos que están versados en el conocimiento de programación, puede crear su propio chat grupal, escrito en PHP que usa AJAX como sistema de transporte y MySQL como almacenamiento de base de datos: varias salas, chats privados y chat amigable para dispositivos móviles se pueden hacer de esta manera.

Estos se pueden instalar en cualquier servidor de alojamiento que admita PHP / MySQL, incluidos los hosts compartidos. El alojamiento MySQL es una solución estable, confiable y potente con características avanzadas como alto rendimiento, tiempo de actividad las 24 horas, seguridad de datos, escalabilidad bajo demanda … Lo cual es aún más importante, Los planes MySQL vienen con precios muy asequibles. La base de datos MySQL podría ser una solución adecuada para scripts de chat de video solo junto con PHP para guardar los datos que necesita. Antes de todo esto, es necesario usar JavaScript, además de un complemento de terceros para interactuar con la cámara web del usuario.

¿Cómo instalar Zoom?

Comencemos con cómo instalar Zoom en computadoras de escritorio. Puede descargar el Zoom desde su Centro de descargas. Allí puede encontrar, además de un programa en sí, numerosos complementos que ofrece Zoom que podría usar en algún momento durante las conversaciones pero que tampoco están relacionados con ellos, como Zoom Plugin para IBM Notes, Zoom Extension para navegadores, etc.

Después de descargar el archivo de instalación de Zoom, busque la ubicación donde se encuentra en su computadora y luego, haciendo clic en él, inicie su instalación. En solo unos segundos después del lanzamiento, el programa se instalará en su PC.

NOTA IMPORTANTE: Si ya tiene un enlace para una sesión acordada, haciendo clic en ese enlace (ejemplo: https://zoom.us/j/111-222-333) descargará automáticamente la aplicación Zoom adecuada, y todo lo que tiene que hacer es instalarlo.

¿Cómo instalar Zoom – Smartphone?

El procedimiento para teléfonos Android y iPhones es similar, excepto que si usa este último, es posible que no vea algunos de los mensajes que se mostrarán a los usuarios de Android durante la instalación. Entonces, inicie Play Store, escriba “reuniones en la nube de zoom” en la barra de búsqueda, y cuando aparezca el icono con ese nombre, haga clic en él. Instale la aplicación y luego ejecútela.

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¿Cómo organizar una reunión de zoom e invitar a los participantes?

  • Haga clic en «Unirse a una reunión. En el campo superior, ingrese el número de dígito 9 que recibió por correo electrónico o en el grupo Viber, mientras que en el campo inferior, ingrese su nombre. Después de eso, haga clic en «Unirse a la reunión» a continuación.
  • Si la sesión aún no ha comenzado, verá el mensaje: «Esperando que el anfitrión comience esta reunión Si es un host, haga clic en «Iniciar sesión».
  • Permita que la aplicación Zoom use el micrófono y la cámara y haga clic en «Unirse con video».
  • Para responder preguntas, haga clic en el campo de audio «Llamar a través del dispositivo» o en el icono «Unirse a audio. Si necesita responder una pregunta, deslice el dedo sobre los puntos 3 en la parte inferior y muévase a la pantalla izquierda.
  • Enciendes tu micrófono haciendo clic en «Toca para hablar. Después de responder la pregunta, haga clic en «Hecho hablando. Para ver nuevamente la imagen de la sesión, deslice el dedo sobre los tres puntos en la parte inferior y vaya a la pantalla central.

NOTA IMPORTANTE: Dependiendo de cómo esté configurado su teléfono, verá algunos de los mensajes explicados en la guía anterior en su idioma nativo o en inglés. Por supuesto, cada modelo de teléfono inteligente tiene algunas opciones más que no son universales, así que tenga esto en cuenta al seguir las instrucciones.

2. Programar una cita

Una vez que haya seleccionado una herramienta, programe una cita en la herramienta misma. Como resultado, recibirá una URL que puede compartir con otros participantes para que puedan conectarse y participar en la reunión.

Si usa Zoom y Google Calendar, puede conectar todo automáticamente e incluso, si lo desea, puede hacer una llamada de conferencia Zoom directamente desde Google Calendar.

Durante la sesión, las personas pueden verte hablar o algún contenido que exista en tu pantalla, como una presentación. Si desea que lo vean, debe encender la cámara e iniciar el video haciendo clic en «Inicio de video» en la esquina inferior izquierda. Si desea compartir algo de contenido de su computadora, haga clic en «Compartir pantalla» y seleccione la pantalla que desea que otros vean.

¿Cómo programar una cita de zoom para una fecha posterior?

Si desea programar una cita con anticipación, puede hacerlo seleccionando la opción «Programar reunión. Tiene la oportunidad de elegir la fecha y hora en que desea que se celebre, el tiempo de duración, será un video o no, tema … Después de hacer clic en «Programar, verá el evento en su Calendario de Google.

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3. Envíe la invitación unos días antes

Esto es quizás lo más importante. Envíe una invitación a la reunión con unos días de anticipación para que todos tengan tiempo de organizarse y prepararse para la reunión. Si es posible, es mejor enviar una invitación a una reunión a través de Google Calendar o Microsoft Outlook, donde puede programar una cita y donde otros pueden confirmar su participación.

En la invitación, asegúrese de especificar qué herramienta se utilizará y envíe instrucciones para conectarse. Además, envíe un enlace para unirse a la reunión. Por supuesto, los participantes utilizarán este enlace para conectarse a la reunión, pero también para probar si todo funciona a medida que pasan por las instrucciones de conexión que les envió.

4. Prepare una instrucción simple sobre cómo deben conectarse los participantes

Dependiendo de la herramienta que elija, siempre es una buena idea hacer una instrucción simple sobre cómo otros invitados pueden unirse en cualquier momento. Haga las instrucciones con capturas de pantalla y entréguelas a los participantes a tiempo, al menos unos días antes de la reunión, y pídales que intenten todo y que le informen si hay ciertas dificultades para reaccionar a tiempo.

5. Prepare una ubicación desde la cual participar en la reunión

Debe preparar la ubicación teniendo en cuenta 3 cosas:

  • Debe estar lo más aislado posible de los sonidos circundantes,
  • Necesita verse bien,
  • Necesita tener suficiente luz.

Dado que probablemente estará en el apartamento durante la sesión, debe encontrar un lugar que cumpla con los requisitos anteriores 3 tanto como sea posible. Esto puede ser especialmente desafiante si estás en un departamento con niños pequeños, que pueden entrar en cualquier momento o que están jugando, lo que a menudo puede ser muy ruidoso. Además, pruebe el ángulo de su cámara para asegurarse de que lo vean bien y esté en un ángulo apropiado.

Un requisito adicional sería cargar su teléfono inteligente antes de la videollamada o asegurarse de que su batería se cargue al menos a 50 % . No desea que su teléfono se apague en medio de la llamada durante una discusión sobre asuntos muy delicados, ¿verdad?

6. Encuentre equipos adecuados de video y audio

Nuestra recomendación es usar auriculares que tengan un micrófono, que es una combinación mucho más simple que usar un micrófono como dispositivo separado. Además, los auriculares que van directamente al oído se ven mucho mejor en una reunión que los que se colocan sobre la cabeza. Por supuesto, como todos los demás, debe probar el equipo unos días antes de la reunión. Las llamadas en videoconferencia son una excelente manera de comunicarse para los equipos que les permiten celebrar reuniones muy productivas, sin importar dónde se encuentren los miembros del equipo.

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