Sincronización y uso compartido de archivos seguros: ¿por qué su empresa debe optar por uno?

No se puede exagerar el valor de los archivos comerciales de misión crítica. Pero sepa que sus datos confidenciales están en riesgo por parte de socios comerciales o empleados renegados. Siempre existe una amenaza de exposición de datos durante el intercambio de prácticas o el almacenamiento imprudente. Desea decir que sus datos son completamente seguros. Pero, la verdadera pregunta es: ¿hasta cuándo?

Bueno, seguirá siendo el mismo cuando considere la implementación de soluciones seguras de sincronización de archivos y compartir. Tiene una gran cantidad de tales opciones, que ayudan a almacenar documentos y disfrutar del intercambio de archivos y la colaboración.

Los usuarios tienen la facilidad de compartir archivos, fotos, videos o documentos con empleados, clientes o socios en múltiples dispositivos. Por lo tanto, con el almacenamiento en la nube, las empresas pueden satisfacer sus necesidades explícitas de cumplimiento y seguridad. El uso de tecnología detallada se ha convertido en la necesidad de la hora, y las organizaciones los están adoptando más rápido. Los gigantes tecnológicos exclaman la restricción de las aplicaciones de intercambio de archivos basadas en el consumidor como posibles razones para este cambio.

Otra ventaja sorprendente es que los usuarios pueden editar archivos, hacer comentarios y rastrear diferentes versiones de documentos. Las capacidades de seguridad como el cifrado de datos, la autenticación y la contenedorización también están integradas, lo que hace que el proceso sea aún más deseable. Ahora que conoce algunos beneficios, hacer la vista gorda a su uso no tiene sentido. Comencemos leyendo estos beneficios en detalle para que no tenga que dar una segunda idea sobre el uso de esta tecnología.

Mejor protección

Los servicios de intercambio de archivos basados en la nube como Google Drive, DropBox y Box ayudan a proteger sus documentos e información confidenciales de manera limitada. Sus datos están bajo amenaza constante por piratas informáticos y ataques maliciosos. Las amenazas a la seguridad y las violaciones de datos se han convertido en parte de los titulares de noticias de vez en cuando. Por lo tanto, es vital buscar una solución para compartir archivos de forma segura que ayude en el almacenamiento y la protección de sus documentos confidenciales en el servidor elegido. Los proveedores de servicios de primer nivel brindan seguridad local a su empresa para la gestión eficaz de documentos confidenciales.

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Fácil accesibilidad

Las personas ya no tienen límites para un solo dispositivo corporativo o ubicación de oficina para realizar el trabajo. La fuerza laboral actual tiene las expectativas de tener la accesibilidad de sus datos en cualquier lugar y en cualquier momento, independientemente de su ubicación o dispositivo. Los empleados ven experiencias similares a las del consumidor. Con la sincronización de uso compartido de archivos, habilita los estilos de trabajo móviles para la empresa al permitir la sincronización de archivos en muchos dispositivos para facilitar la accesibilidad en cualquier momento y desde cualquier lugar .

Mayor eficiencia

Puede ser extremadamente difícil enviar demasiados archivos como archivos adjuntos de correo electrónico. Algunos de los más populares se reducen a restricciones de archivos adjuntos de tamaño de archivo e intercepciones de transmisión. Con una solución de almacenamiento central confiable, puede compartir un documento y tener actualizaciones, todo a la vez cuando los usuarios compartidos acceden a la información actual.

La facilidad de sincronización de eficiencia de intercambio de archivos significa que los empleados ya no se encontrarán con excusas graves para compartir archivos. El intercambio de archivos será fácil e independiente del tamaño. Los flujos de trabajo de intercambio de datos de TI y la exposición de información patentada al mundo se omitirán.

Colaboraciones de documentos y flujos de trabajo

Las soluciones de sincronización de intercambio de archivos permiten capacidades para la colaboración de contenido y flujo de trabajo. Algunos de los más populares incluyen:

  1. Gestión de documentos para garantizar el intercambio seguro de documentos internos y externos. Contratos, herramientas de capacitación, papeleo, propuestas, garantías de marketing, información de productos y evaluaciones de desempeño, por nombrar algunos.
  2. Firmas electrónicas de enlace legal
  3. Automatización de flujo de trabajo que tiene un proceso de aprobación incorporado para retroalimentación y coautoría.
  4. Control de versiones, para que los empleados puedan rastrear los cambios en los documentos a través de múltiples dispositivos y fuentes de datos.
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Facilidad de intercambio

Casi todas las oficinas tienen controladores de red para compartir fácilmente archivos dentro de un departamento. Sin embargo, este método no funciona demasiado bien para compartir archivos entre ubicaciones remotas de oficinas o ubicaciones externas. Por lo tanto, puede conectar y transferir archivos con sincronización de archivos sin mucho obstáculo. Todo lo que tienes que hacer es:

  1. Arrastre los archivos y suéltelos entre sus soluciones y carpetas de escritorio.
  2. Cree enlaces públicos para compartir archivos fuera de su empresa.
  3. Aparecerá una notificación por correo electrónico que muestra los cambios entre los archivos compartidos.

Una solución adecuada ayuda a compartir archivos fácilmente y ayuda a los empleados a invitar a usuarios autorizados a compartir archivos y carpetas. ¡Las características de resolución de conflictos y sincronización diferencial binaria no se mencionan!

Comencemos con File Share Sync

Algunos otros beneficios deseables de dicha solución son la seguridad de primer nivel, la conveniencia, la prevención de pérdida de datos y la recuperación ante desastres. La mejor solución tendrá una interfaz simple para socios comerciales y empleados al tiempo que crea espacio para avances y monitoreo rápido de la actividad. De esa manera, puede continuar con su trabajo sin preocuparse por perder datos o violaciones de datos .

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