Una guía de las soluciones de software que toda empresa necesita

Cuando eres propietario de una pequeña o mediana empresa, debes ser ágil y estar preparado para enfrentar de manera efectiva y eficiente cualquier desafío que se te presente. El objetivo, particularmente en el entorno desafiante de hoy, es hacer más con menos.

Cuantos más procesos pueda automatizar, más podrá dejar que sus empleados se concentren en un trabajo estratégico y valioso. Puede hacer lo mismo: puede llamar su atención sobre aquellas cosas que lo ayudarán a hacer crecer un negocio más fuerte y mejor.

Los siguientes son algunos de los principales tipos de software que esencialmente todas las empresas deben tener y usar regularmente para la productividad, la eficiencia y la competitividad, así como un sentido general de agilidad.

Contabilidad de automatización pagadera

El software de automatización de cuentas por pagar es una forma de ayudarlo a eliminar los procesos manuales en papel. Puede pasar los procesos de entrada de datos que consumen mucho tiempo, son tediosos y a menudo ineficientes en los que confía.

Cuando invierte en software de automatización AP, no tiene que perseguir a nadie para obtener aprobaciones, ni sus empleados tienen que perseguirlo. No está tratando de encontrar papeleo perdido o retroceso para corregir errores humanos.

Con un excelente software de automatización AP, puede reducir los costos comerciales y ayudar a sus empleados a estar más comprometidos porque pueden trabajar en proyectos estratégicos.

Algunas de las cosas que debe saber sobre el software AP incluyen:

  • Puede generar más coherencia en su proceso de pago con soluciones de software, controlar el flujo de caja y pagar de forma segura a sus proveedores.
  • Obtendrá más información sobre el gasto en general, por lo que podría optimizar mejor sus procesos .
  • El uso de una solución automatizada significará una aprobación de factura más rápida.
  • Obtendrá una vista centralizada de cosas como todas las aprobaciones pendientes que están esperando, además de que sus empleados pueden acceder a las facturas desde cualquier dispositivo conectado a Internet.
  • Hay una reducción general en la necesidad de que las personas participen.

Puede establecer ciertas condiciones bajo las cuales se ejecuta el software AP. Por ejemplo, puede configurarlo para que no sea necesario aprobar una factura por debajo de una cierta cantidad de dinero.

Una solución contable también es esencial.

Con una solución contable, sus empleados pueden trabajar más rápido mientras también mejora la precisión. Puede reducir sus costos y eliminar los despidos. También tiene datos e informes a su alcance para que pueda tomar decisiones inteligentes y estratégicas.

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Las características que puede buscar en el software de contabilidad empresarial incluyen:

  • Facturación digital
  • Seguimiento del flujo de caja
  • Gestión de pagos
  • Herramientas presupuestarias
  • Informe fiscal
  • Gestión de facturas

Desea buscar soluciones de automatización y contabilidad AP que sean relativamente fáciles de usar para sus empleados y que no tengan una curva de aprendizaje pronunciada. Si algo es demasiado complejo, frustrará a los empleados y les impedirá usarlo.

Software de productividad

Si aún no lo tiene, una solución de productividad es imprescindible, especialmente cuando tiene empleados que pueden estar trabajando de forma remota, fuera de la oficina.

El software de productividad es muy amplio. Es cualquier plataforma o herramienta que, como puede suponer, ayuda a su equipo a aumentar la productividad. La productividad puede incluir una comunicación que se facilita de una manera más rápida y fácil. La productividad también puede ayudar con la creación de hojas de cálculo y presentaciones y la organización de datos.

El objetivo de cualquier herramienta de productividad es ayudar a ahorrar tiempo en tareas simples y más complejas.

La automatización de tareas es a menudo integral para el software de productividad. Por ejemplo, tal vez su equipo reciba recordatorios automáticos sobre los próximos plazos del proyecto, solo para dar un ejemplo muy amplio.

Al buscar soluciones de gestión de proyectos, es bueno elegir plataformas que le brinden visibilidad centralizada y control sobre el trabajo que está ocurriendo, no importa dónde estén sus empleados haciendo el trabajo real.

Por ejemplo, es útil poder rastrear los esfuerzos de los empleados y el equipo. Debe elegir un software de productividad que le permita optimizar la forma en que los empleados trabajan juntos, incluso cuando no están en la oficina, y asignar tareas.

Desea que los empleados junto con usted puedan ver tanto el panorama general de los proyectos como las tareas desglosados individualmente.

Gestión de la relación con el cliente

La gestión de relaciones con el cliente (CRM) es una tecnología que integra cualquier herramienta, proceso o estrategia que le permita organizar y acceder a los datos del cliente.

Un sistema CRM puede conectar múltiples equipos y departamentos, incluidas las ventas, el marketing y el servicio al cliente. Las métricas, actividades y notas se pueden compartir dentro de un sistema, y cada usuario tendrá acceso a los datos del cliente en tiempo real, según lo necesite.

Hay más coordinación entre los equipos, y también puede allanar el camino para que sus empleados personalicen cada viaje de un cliente.

Alrededor de 39 % de las empresas con plataformas CRM dicen que sus datos les dan una ventaja competitiva o sirven como un activo estratégico.

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Software de comunicación

El software de comunicación es una categoría amplia de aplicaciones y sistemas que permiten el intercambio de archivos, mensajes de video, texto y audio generalmente a través de la nube.

El software de colaboración también puede caer en la categoría más amplia de software de comunicación, o puede ser parte del software de productividad.

Con el software de comunicación o colaboración, los empleados ahorran tiempo porque pueden evitar cambiar entre tantas aplicaciones, lo que interrumpe los flujos de trabajo.

Las herramientas de comunicación o colaboración también pueden garantizar que todos los archivos necesarios estén en un solo lugar, incluso cuando diferentes aplicaciones y servicios los alojen.

La comunicación interna se mantiene bajo un mismo paraguas. Si necesita volver a consultar un mensaje o una conversación que tuvo en un chat, esto se simplifica.

Si iba a intentar encontrar una solución integrada de software de comunicación, colaboración y productividad, podría incluir las siguientes características y capacidades:

  • Gestión de proyectos, que mencionamos anteriormente, para que pueda planificar y programar proyectos y tareas y también asignar recursos.
  • Características de gestión de tareas que permitirían la gestión de tareas a lo largo de su ciclo de vida. Puede establecer dependencias, prioridades y plazos, manteniendo todo el proyecto en la tarea.
  • La gestión de documentos proporciona una forma segura para que los usuarios trabajen juntos en los documentos, y están bien organizados y son fácilmente accesibles .
  • Las funciones de mensajería interna lo ayudan a compartir comentarios, ideas y comentarios, y luego se mantiene un registro de cada conversación con fines de referencia.
  • Las características de notificación asegurarán que cualquier parte interesada relevante reciba notificaciones cuando se realicen cambios en las tareas o cuando se mencionen en una discusión.
  • Siempre desea soluciones de software amigables para dispositivos móviles, particularmente cuando se trata de colaboración, comunicación y gestión de proyectos.
  • La seguridad también es crítica. Debe asegurarse de elegir soluciones que prioricen la seguridad y protección de datos.

Slack es un excelente ejemplo de una herramienta de comunicación. Slack fue diseñado originalmente para ayudar a eliminar las ineficiencias que ocurren con la comunicación por correo electrónico. Con Slack, puede crear canales organizados en torno a cualquier cosa, desde temas hasta proyectos o clientes.

Hay comunicación en tiempo real, intercambio de archivos, programación de reuniones e integración con herramientas de gestión de proyectos, productividad y almacenamiento en la nube de terceros.

Uno de los elementos más funcionales de Slack es la función de búsqueda. Puede buscar conversaciones, menciones o usuarios para encontrar lo que necesita y luego marcarlo como marcador.

Sistemas de gestión de conocimiento

Los sistemas de gestión de conocimiento (KMS) son algo que puede usar internamente para sus empleados y también para sus clientes. Un sistema de gestión del conocimiento es un sistema de TI que puede almacenar y luego recuperar conocimiento para una mejor colaboración y comprensión.

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Ya sea para uso interno o externo, un KMS es para ayudar a las personas a usar el conocimiento para lograr mejores tareas.

Un sistema de gestión del conocimiento generalmente incluirá la creación de un foro o una función comunitaria y contenido de preguntas frecuentes. Los sistemas de gestión del conocimiento pueden consistir en tutoriales y artículos instructivos, educación, programas de capacitación, seminarios web y certificados.

Si utiliza la gestión del conocimiento, puede liberar al personal de soporte. Si lo está utilizando para clientes, puede servir como herramienta de conversión. Más de 30 % de los consumidores dicen que cuando buscan un nuevo producto o servicio, confían en el uso de guías de productos, mejores prácticas y contenido educativo al tomar una decisión.

Marketing por correo electrónico

El marketing por correo electrónico se basa en servicios y ayuda a los especialistas en marketing. El software se puede utilizar para diferentes propósitos, incluido el crecimiento de su lista de correo electrónico, el diseño y la creación de plantillas y la creación de listas personalizadas y segmentadas.

Las características que puede priorizar al seleccionar un software de marketing por correo electrónico incluyen una selección sólida de plantillas y un generador de correo electrónico fácil de usar. También debe asegurarse de que esté listo para dispositivos móviles y en línea con la mentalidad móvil requerida de los consumidores de hoy.

Sistemas de gestión de contenido

Finalmente, un sistema de gestión de contenido (CMS) es un software que ayuda a construir un sitio web, pero no necesita código para hacerlo. Puede usar el CMS para todo el trabajo de infraestructura del sitio web, lo que le permite concentrarse en los elementos orientados hacia adelante de su sitio.

WordPress es uno de los sistemas de gestión de contenido más conocidos y más utilizados, pero otros están disponibles según sus necesidades.

Un sistema de gestión de contenido generalmente tiene dos elementos centrales. El primero es una aplicación de gestión de contenido o CMA. Esta es la parte del software donde puede agregar y administrar contenido en su sitio.

El segundo es una aplicación de entrega de contenido o CDA, que es el back-end. Aquí es donde el contenido que ingresa se almacena y se hace visible para los visitantes del sitio.

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